Для деловой женщины время – самая большая ценность. Поэтому очень важно уметь правильно планировать свои дела и составлять расписание. Как же этому научиться?
Для того чтобы составить расписание своих дел, нужно, прежде всего, четко знать свои цели и понимать, сколько времени у вас есть.
Зачем нужно составлять расписание? На то есть несколько причин:
- для того чтобы понять, чего вы сможете реально достичь за имеющееся у вас время.
- для того чтобы наилучшим образом распределить свое время
- для того чтобы не забыть о делах, которые выполнять необходимо, и выделить для них достаточно времени
- для того чтобы предусмотреть время для выполнения неожиданно появившихся, незапланированных дел
- и, наконец, для того чтобы минимизировать стресс, вызванный чрезмерной загруженностью.
Как же составить правильное расписание? Для начала примите во внимание, что планирование должно быть регулярным – к примеру, каждую неделю или каждый день.
Определите, какими подручными средствами вы будете пользоваться - просто блокнотом или ежедневником? Или, может быть, воспользуетесь компьютерной программной – к примеру, MS Outlook? Выберите тот вариант, который вам по душе, и приступайте.
Процесс составления расписания состоит из пяти шагов:
1. Определите, сколько времени есть у вас в наличии для выполнения дел.
2. Запишите дела, которые должны быть выполнены непременно, независимо от того, сколько задач вам нужно выполнить. К примеру, общение с начальником и коллегами (мы часто не включаем эти пункты в списки дел, но, тем не менее, время они отнимают).
3. Пересмотрите свои списки дел или составьте новый, включающий все текущие дела. После этого расставьте приоритеты или перепишите список в порядке уменьшения степени значимости дел.
4. Запишите, сколько времени вам может понадобиться для выполнения неожиданно возникших дел. Чем более непредсказуема ваша работа, тем больше будет эта цифра. Определить ее можно будет опытным путем – составив несколько раз свое расписание, а затем зафиксировав, сколько времени ушло на неожиданные дела на самом деле.
5. Вычтя из общего времени то количество, которое предназначено для решения неожиданных проблем, вы получите «сухой остаток». То есть время, которое нужно разделить между всеми запланированными делами.
Сначала выделите время на дела из пункта 2. Затем – по очереди для дел, начиная с самых важных. По мере того, как вы будете выделять время для дел, вы можете обнаружить, что его не хватает для всего запланированного. В этом случае для вас самое главное – найти время для выполнения самых важных дел. Оставшиеся же, наименее важные, придется перенести в следующее расписание. Или держать в уме, чтобы вернуться к ним, если вдруг окажется, что время, выделенное для важных дел, было исчерпано не полностью.
Если же вы видите, что времени не хватает даже для важных дел, попробуйте определить: можно ли делегировать часть задач или хотя бы выполнить их частично.
w2w.com.ua
